No se toma conciencia en las empresas, sean del tamaño que sean, que la Base de Datos es lo que hace funcionar en forma eficiente su negocio. La perdida de las mismas ocasiona problemas gravísimos de los cuales no se toma razón hasta que suceden.

Para todo comerciante responsable no es ninguna novedad que la Base de Datos de su Negocio, Empresa, Estudio, o Comercio en general, es algo fundamental para el normal desenvolvimiento de su actividad.

En un comercio, su Base de Datos está compuesta, principalmente, por los clientes que tiene, por el stock existente y faltante, los distribuidores, proveedores, los pagos realizados, etc. Para un Estudio Jurídico, no solo los casos que lleva el estudio, si no el estado en que se encuentran esos asuntos, fechas de audiencias, plazos perentorios, etc. Lo mismo que para cualquier Estudio Contable o de Arquitectura, los datos que se conservan, son de suma importancia como para no tratarlos con un gran cuidado.

Además, estas Base de Datos, permiten hacer un seguimiento de cada cliente en particular, cuanto compra, cuanto hace que no nos compra, que gustos tiene, es decir, datos que nos sirven para poder realizar una buena campaña de marketing a los efectos de aumentar nuestras ventas. La Base de Datos sirve para conocer los precios de nuestros Proveedores, compararlos con otros, saber cuánto le compramos y si con eso se justifica solicitar un cambio de lista con un precio mejor, que beneficios nos otorgan unos y otros. En fin la Base de Datos es el cimiento donde apoyamos nuestro negocio, es la información que debemos tener a mano y actualizada para saber qué políticas tomar a la hora de hacer un plan de negocio, es la que nos permite saber, donde estamos parados.

Pues bien, del estudio de campo, realizado por EXA Computación, a mediados del año 2010, entre 120 a 130 establecimientos en Mar del Plata, se pudieron extraer los siguientes datos que son alarmantes: el 43% ha perdido su Base de Datos, por lo menos una vez al año; el 34% perdió su información al menos cinco veces al año; solamente el 22% lleva una política de resguardo continuo y no tuvieron perdida de información.

Quiero aclarar, que cuando me refiero a perdida de información, no se trata de haber perdido un archivo o una carpeta, es haber perdido toda su información, todos los datos que se tenían almacenados.

Una Base de Datos, si está bien hecha, lleva a veces años en confeccionarla, y si se pierde, obviamente no queda otra que reconstruirla; ¿pero en base a qué?, a papeles sueltos, a facturas archivadas, a la memoria de los empleados, a algún Balance, si es que lo llevan, pero evidentemente nunca va a quedar reconstruida en un 100%, con mucho esfuerzo se podrá lograr rehacerla en un 60%, es decir, muchos datos se perdieron casi definitivamente.

Lamentablemente a esto no se le da importancia, hasta el día en que se produce la hecatombe.

Se deben hacer resguardos permanentes, si es posible diarios, si no cada semana, pero no más allá de ese tiempo. La información que se pierde, es dinero que se pierde, son empleados trabajando horas extras para reconstruir lo perdido, son clientes perdidos, estadísticas perdidas.

Para esto hay varias soluciones. Una es tener un Abono con alguna empresa de Computación que se encargue de automatizar los back up, que se resguarde la información periódicamente. Otra alternativa, que hemos puesto en práctica en EXA Computación, es resguardar toda la información en Discos externos, y conservarlos, ya sea dentro de cada negocio, o en un lugar diferente, pero alejado de posibles pérdidas por causas muy variadas, como ser, que se borren accidentalmente, que se infecten con virus todo el sistema, o que por problemas de alta tensión desaparezcan los datos principales.

Espero que se tome conciencia de la importancia que tienen las Bases de Datos y se trabaje para cuidarlas.