¿Cuántas veces se ha encontrado repitiendo frases como “desearía que el día tuviese más horas”?

Probablemente la mala administración del tiempo tenga más responsabilidad sobre su frustración que la configuración de su calendario. Afortunadamente, los errores cruciales que cometen las personas que no logran rendir el día fueron detectados, y ahora existen pequeñas claves que le darán “horas extras” al día.

¿Cuántos problemas y depresiones ha pasado por no poder dedicar suficiente tiempo a la familia, la pareja o el trabajo? Por eso, es hora de liberarse, de regir su vida en lugar de dejar que el calendario lo haga.

Ivy Lee, el llamado “padre de las comunicaciones corporativas”, también es famoso por crear un método de gestión del tiempo sencillo pero eficiente. Este consiste en hacer una lista de 10 tareas al día, jerarquizarlas por orden de mayor importancia, ejecutarlas rigurosamente y dejar las que sobren para el día siguiente. Aunque suene demasiado simple para ser verdad, este método contiene la solución a los tres problemas principales de la gestión del tiempo:

1. Falta de prioridades

Ocuparse de pequeñeces quita tiempo para lo más importante o, como reza el dicho, lo urgente no deja tiempo para lo necesario. Por ello, el establecer prioridades es fundamental para poder utilizar su valioso tiempo y el de los demás en las cosas que deben, a fuerza, ir primero en la lista.

Jerarquizar, como nos sugiere Ivy Lee, ahorra dolores de cabeza futuros.

2. Autoengaño

Creerse el superhombre o la supermujer no le ayudará en nada a cumplir sus metas. Por el contrario, esto hará que se sobresature de tareas que al final no logrará ejecutar, trayéndole una enorme frustración a su vida.

Si comienza el día estableciéndose miles de cosas por cumplir, lo más probable es que no lo logre, o que tenga que sacrificar tiempo de descanso para lograr un objetivo casi imposible. Partir de un límite de 10 tareas le permitirá ver un horizonte más cercano al cual llegar al final del día.

3. Pérdida del enfoque

Cuando se tienen mil cosas por hacer, frecuentemente se comienza por una, se abandona a mitad de ejecución para comenzar otra, y así, sucesivamente. El resultado: mil cosas incompletas y ninguno de los objetivos cumplidos. Seguir una lista jerarquizada de tareas a cabalidad permite terminar una cosa para luego comenzar la otra.

El tiempo y los otros

Frecuentemente, la mala organización de nuestro tiempo perjudica su entorno laboral, así como lo hace con su vida personal. Para que sus colegas y empleados no terminen por tomarlo como irresponsable, aprenda a gestionar el tiempo compartido tan eficientemente como lo puede llegar a hacer con el tiempo propio:

- Diga que no cuando sea necesario: es preferible no comprometerse a algo que no puede cumplir antes de hacer que los demás cuenten con usted y dejarlos por su cuenta. Siempre hay una manera elegante de excusarse antes de comprometerse en asuntos que no logrará asumir.

- Consulte bien su agenda antes de comprometerse: nunca paute reuniones sin haber dedicado tiempo del día a organizar la agenda personal. Frecuentemente olvida alguna cosa ineludible y termina pautando una reunión justo a esa hora. El resultado no sólo será un disgusto, sino la pérdida de confianza.

- Delegue: recuerde, no es el superhombre ni la supermujer. Por ello, no debe hacerlo todo por su cuenta. Déjese ayudar con tareas u ocupaciones que no requieran necesariamente de su presencia y dedíquese a lo indispensable. Así, además, le hará notar a sus empleados que confía en ellos lo suficiente como para encargarles tareas.