Los auto- respondedores o “autoresponders” consisten en el envío de respuestas automatizadas a quienes han enviado un correo electrónico a una empresa, a través de su sitio web, o no. No sólo estos programas de software permiten enviar información instantáneamente a los clientes en perspectiva, sino que desarrollan su seguimiento inmediato y automático a intervalos previamente determinados por el operador.
Aunque muchos visitantes hayan tenido un interés inicial suficiente como para enviar un email a la empresa pidiendo información, es muy probable que olviden la dirección en un corto plazo, pierdan interés, y ya no sigan comunicándose. Si una empresa pudiera conseguir el email de sus visitantes y escribirles cada tanto, reavivaría su interés y elevaría las probabilidades de que esos prospectos regresen. Más aún: aumentaría las probabilidades de que se transformaran en clientes. Desafortunadamente muchas empresas malgastan esas oportunidades y no caen en la cuenta de que esta sencilla tarea se puede realizar gracias a los auto- respondedores.
Al usar este software, los prospectos reciben mensajes de Marketing (y de cualquier otro tema de interés) de parte de la empresa todas las veces que sean necesarias para que, si realmente se interesan por el producto o servicio y confían en la compañía, lleguen a ser clientes con el paso del tiempo. Los mensajes pueden contener texto, gráficos, fotos, vídeos, banners, etc., y pueden enviarse en formato HTML.
Pero este sistema no sólo ayuda a incrementar las ventas, sino que éste reduce las tareas más mecánicas de atención al cliente y al consumidor y de suministro de información antes de la venta, ahorrando tiempo, costos operativos, y esfuerzo. Sólo es necesario tener claras cuáles son las preguntas más que se reciben más frecuentemente, añadir las posibles respuestas y programar el software. Esto ahorra el tiempo y el esfuerzo de explicar las mismas cosas vez tras vez: procedimientos, políticas, facturación, información sobre productos y servicios disponibles, etc.
Pero las ventajas de los auto- respondedores trascienden los beneficios iniciales, desde ya esenciales, de transformar los prospectos en clientes: los auto- respondedores logran cultivar y mantener la lealtad del cliente. Por medio de dirigirse a los clientes de manera periódica con mensajes relevantes y previamente programados (trucos, novedades, boletines de noticias, ventajas, promociones, procesos, etc.) se logra mantenerlos en contacto con la empresa y establecer su confianza en la compañía, ya que ven a la empresa como a una autoridad en la materia.
Sin duda, a la hora de hacer y mantener clientes, la clave es el seguimiento y los auto- respondedores facilitan y organizan extremadamente bien esta tarea.
