Desde que la tecnología fue considerada como una herramienta para facilitar la vida del ser humano, las herramientas que han sido creadas gracias a ello han sorprendido a casi todos en la última década. Tal es el caso de lo que conocemos como factura electrónica, misma que a la nueva generación le parecerá un término común, pero para aquellos que crecimos conociendo sólo las facturas impresas en papelería validada u oficial, resulta un vocablo desconocido o poco familiar.

Se entiende por “factura electrónica” a todo aquel documento virtual que permite a las personas físicas o morales expedir comprobantes de emisión, recepción e intercambio de cualquier transacción monetaria que prestan. En palabras sencillas, es la misma factura común pero en forma digital.

Aunque muchos quieren hacer el cambio del viejo sistema de facturación al nuevo, son pocos los que saben cuáles son las pautas a seguir para hacer una transición transparente y sin problemas. En primer lugar, para que la persona física o moral pueda emitir comprobantes fiscales digitales debe solicitar una Firma Electrónica Avanzada FIEL que identificará al emisor del documento digital en cada expedición como autor legítimo del mismo, otorgándole automáticamente validez oficial a cualquier factura que se expida con ella.

Una vez que se tiene esta firma electrónica FIEL, se procede a solicitar al SAT la Clave de Identificación Electrónica Confidencial CIEC, que contemplará nuestro RFC, y demás datos personales o de la empresa. Esta última clave es la que permite acceder al sistema virtual del SAT y solicitar los Certificados de Sello Digital para Comprobantes Fiscales Digitales.

El beneficio que obtienen las Pymes de la factura electrónica se calcula en un 80% de ahorro en comparación con las impresas anualmente. Asimismo, puede erradicar en las Pymes gastos y tiempos innecesarios dentro de este rubro - como los servicios de mensajería -  pues el correo electrónico se convierte en la forma idónea para transportar este tipo de factura a cada cliente.

Los beneficios de la tecnología están al alcance de nuestras manos, las facturas electrónicas nos permiten entrar a una Era en la que no será necesario archivar cada factura dentro de cajas específicas para luego hacer una declaración anual. No. Los archivos virtuales ocuparán cero espacio en la oficina, y el mismo software para expedir las facturas calcula los impuestos que se deben o no declarar; eliminando el margen de error.