Cuando ya estamos en el manejo de crisis, una de las primeras y más frecuentes herramientas de comunicación serán las conferencias de prensa. Para que todo salga bien existen algunas normas que debes seguir para lograr una buena convocatoria y, por ende, una buena cobertura noticiosa. 

Planeación de la conferencia de prensa:En esta fase deberás primero definir el objetivo principal y las expectativas de la convocatoria e  identificar plenamente a la audiencia (en este caso todos y cada uno de los periodistas que vas a invitar y a los medios que éstos representan).   También debes definir los mensajes claves a transmitir, cuantificar los recursos necesarios, realizar una calendarización de las actividades (check list) y definir la respuesta esperada por parte de la audiencia. Se designarán los recursos, así como las especificaciones generales y detalladas (calendario) de las diferentes actividades por realizar. 

Normas para la convocatoria:Las invitaciones a las conferencias de prensa en el manejo de crisis debes enviarlas con una semana de antelación y dos días anteriores al evento recordar por teléfono y correo electrónico a los invitados la fecha, hora  y el lugar de celebración.  Recuerda no marginar nunca a ningún medio, y mucho menos a los que nos adversan o donde se han publicado noticias negativas sobre nuestros temas en una situación de crisis. La invitación debe proporcionar al editor o director del medio invitado los detalles suficientes para animarle a enviar a un representante, pero no demasiados para no desvelar las noticias.  Los editores casi nunca contestan a las invitaciones, por eso es conveniente un día antes reconfirmar por teléfono a los periodistas invitados la fecha, hora  y el lugar de celebración. El lugar de reunión debe seleccionarse de modo que resulte conveniente para los invitados. Lo ideal es que sea en la sede de nuestra empresa, si su ubicación es de fácil acceso o localización.  Si el lugar queda fuera de la ciudad, la empresa proporcionará el transporte (avión, tren o autobús). En la invitación se indicará si el transporte es gratuito, así como todas las instrucciones necesarias, las que deberán ser claras y muy precisas. Debemos elegir un día de baja saturación noticiosa y evitar los días lunes y viernes. Si bien es difícil elegir una hora que vaya bien con todos, mi experiencia personal de muchos años me indica que la hora más conveniente para invitar a una conferencia de prensa es entre las 10 y 11 de la mañana. Hacerlo a otras horas pondría en riesgo la asistencia y las coberturas posibles de algunos medios que nos interesan mucho. Si vas a entregar un dossier de prensa, prepáralo con mucha anticipación para que no olvides ningún dato o información importante y necesaria para una correcta elaboración de la noticia por parte de los periodistas.  Videos, fotografías, datos estadísticos u otras referencias requieren algún tiempo anticipado de preparación, por lo que hay que tomarlo muy en cuenta en tu lista de pendientes en el manejo de crisis.  Estas carpetas se entregarán a los participantes después de los discursos y preguntas, y a los periodistas que no asistieron se les enviarán hasta sus oficinas inmediatamente después del evento. Es necesario planear cuidadosamente el programa de disertaciones, por lo que el director de comunicaciones o relacionador público se reunirá con los directivos de la compañía que vayan a intervenir para asesorarles sobre su preparación y desarrollo. 

Lo más indicado es realizar un ensayo general con 24 horas de anticipación para asegurar que todo está en orden y, en caso de que algo falle, poder corregirlo.

Este ensayo debe ser lo más realista posible para estar preparados para responder cualquier imprevisto, pregunta o comentario negativo que pudiera surgir.

• Fecha, lugar y hora del evento.
• Personas que asistirán por parte de la empresa
• Temas a abordar
• Teléfonos de contacto del Departamento de Comunicaciones de nuestra empresa.
• Facilidades de acceso (transporte, parqueo, etc.)
• Mencionar el refrigerio o almuerzo al final del acto, si está previsto