El software de gestión está constituido por los programas que facilitan la gestión o realización de ciertas tareas. Así, hay varias posibles ramas de software de gestión que podrían resultar útiles a una empresa. Este artículo analiza las principales y brinda una breve guía para evaluar la propia empresa y decidir si realmente se necesite un software de gestión, y de qué tipo.
Software de Gestión de Empresas
Estos programas están orientados al control y la gestión de la productividad, toma de decisiones y la administración de empresas. Son los que en inglés se conocen con la sigla ERP, que proviene de ‘Enterprise Resources Planning’, es decir, ‘Planificación de Recursos Empresarios’. Son útiles para automatizar la gestión de la información de una compañía u organización.
Para decidir si se necesita uno y, en el caso de ser así, decidir cuál es el mejor, es necesario analizar cuál es la actividad principal de la empresa. Por ejemplo, si se trata de un ‘call center’ será necesario que el software de gestión cuente con un buen módulo de administración de clientes o ‘CRM, y excelentes características de gestión de recursos humanos. Si se trata de una fábrica, un buen software de gestión debe involucrar todos los aspectos relacionados con la fabricación y la distribución de los productos: estudio del mercado, gestión de los pedidos, fabricación, gestión del personal, gestión de impuestos, contabilidad empresaria, administración de clientes y proveedores, fabricación, etc.
Software de Gestión Documental
Es el software encargado de administrar grandes cantidades de documentos. Como éstos no suelen tener contenidos demasiado claramente organizados (como lo sería, por ejemplo, una base de datos) utilizan bibliotecas de documentos de texto o multimedia comprimidos administradas a través de un índice almacenado en una base de datos que permite su acceso rápido. Este tipo de software es ideal, por ejemplo, para la administración de una biblioteca virtual o las historias clínicas de un hospital.
En la actualidad, toda empresa necesita un software de gestión, pues éste la hace más competitiva en el mercado y más eficiente. Sin embargo, en las pequeñas empresas y en especial si son de carácter familiar, muchas veces es difícil que los dueños comprendan y asuman esta necesidad, dado que por lo general saben mucho sobre la empresa en sí, es decir, de la fabricación de determinados productos o sobre cómo proveer determinados servicios, pero no tienen demasiados conocimientos en el área de la gestión empresaria. .
Sin embargo, las ventajas que presenta, tales como el uso racional de los recursos de la empresa, el aumento de la productividad, el ahorro que supone la sencillez y la rapidez de todas las operaciones de la empresa, hacen que cada vez más dueños de PYMes comprendan la necesidad competitiva de un software de gestión efectivo.
